Zarządzanie procesami
Zarządzanie procesowe stanowi kluczowy element efektywnego prowadzenia organizacji, obejmując analizę, projektowanie, optymalizację i monitorowanie procesów. Choć idea ta brzmi obiecująco, w praktyce jej realizacja może być wyzwaniem.
Nawet w dynamicznie rozwijających się przedsiębiorstwach, dysponujących odpowiednimi zasobami, zdarza się, że procesy nie spełniają oczekiwań związanych z przyjętymi zasadami w organizacji.
audyty procesowe kraków
Czym jest
zarządzanie procesowe?
Zarządzanie procesowe to kluczowy element skutecznego i efektywnego zarządzania każdej Organizacji. Polega na analizie, projektowaniu, optymalizacji i monitorowaniu procesów Przedsiębiorstwa w celu osiągnięcia lepszych wyników i zwiększenia konkurencyjności na rynku.
Ta definicja brzmi pięknie i wygląda jak przepis na osiągnięcie sukcesu, ale czy w praktyce łatwo zrealizować powyższe założenia? Otóż nie do końca.
Nasze doświadczenie pokazuje, że nawet w najszybciej rozwijających się Przedsiębiorstwach, posiadających zasoby ludzkie i finansowe na realizację swojej strategii biznesowej zdarza się, że procesy nie funkcjonują zgodnie z przyjętymi w Organizacji zasadami.
Przyczyną takiego stanu rzeczy, są często bardzo prozaiczne problemy pojawiające się Przedsiębiorstwie. Na przykład:
- brak zdefiniowanych procesów – Organizacja nie posiada wiedzy i doświadczenia w tym zakresie, skupia się mocno na szybkim tempie rozwoju i pozyskiwaniu klientów,
- nie określono Właścicieli procesów – każdy proces powinien być zarządzany przez kompetentną osobę, która będzie brała odpowiedzialność za jego funkcjonowanie oraz rozwój,
- brakuje ustalenia kanałów i sposobów komunikacji (Firma wykorzystuje dużo różnych narzędzi, które nie są w pełni wykorzystywane i dopasowane do potrzeb Organizacji lub/i błędnie określono osoby kontaktowe dla procesów),
- procesy nie posiadają do końca określonych ‘ram’ (nakładają się na siebie w sposób powodujący konflikt interesów, np. dwóch działów),
- zdefiniowane procesy nie odzwierciedlają stanu jaki faktycznie jest realizowany (procedura, instrukcja czy inne narzędzie, w którym opisano proces jest nieaktualny lub nieadekwatny),
- brak określonych powiązań pomiędzy procesami (brak porozumienia pomiędzy działami, przerzucanie się odpowiedzialnościami, zamiast dążenia zespołu do wypracowania wspólnego rozwiązania).
Bez odpowiedniej wiedzy w zakresie zarządzania procesowego oraz doświadczenia, ciężko jest zarządzić tym obszarem w sposób efektywny. Firmy często generują koszty, nie tylko poprzez występujące luki w procesach produkcyjnych czy sprzedażowych, ale również w procesach je otaczających (wspierających). Codzienna rutyna w wykonywaniu obowiązków służbowych, czy omijanie problemów, które są wszystkim znane, lecz rozpatrywane przez pracowników w kategorii ‘to nie mój problem’, nie wspiera kultury ciągłego doskonalenia oraz rozwoju procesów. Wręcz przeciwnie, może zadziałać na Organizację uwsteczniająco.
WDRAŻANIE SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA KRAKÓW
Zarządzanie procesowe, a systemy ISO
BBQuality świadczy szeroko pojęte usługi z zakresu zarządzania jakością i systemów zarządzania. Skąd więc w naszej ofercie, obszar skupiający się na zarządzaniu procesami? Ponieważ zarządzanie procesowe dotyczy wszystkich systemów zarządzania, jest ich fundamentem – a raczej powinno być, bo zdarza się, że obraz ten w praktyce, wygląda całkowicie inaczej.
ZARZĄDZANIE PROCESOWE KRAKÓW
Zarządzanie procesowe,
a systemy ISO
Często Firmy wdrażają Systemy Zarządzania na szybko, bez zrozumienia idei zarządzania procesowego oraz samego Systemu Zarządzania lub wymagań normy. Do doskonałości procesowej dążą dopiero po certyfikacji systemu, który zazwyczaj włożony w sztywne ramy schematów wdrożeniowych, nie jest do końca dopasowany do Organizacji, a co za tym idzie procesy nawet w podstawowym stopniu, nie zostały dobrze zdefiniowane.
Nie ma więc podstawy do tego, aby je doskonalić i rozwijać. Radość trwa krótko, ponieważ tuż po otrzymaniu certyfikatu, pojawia się standardowe gaszenie pożarów i powrót stanu Organizacji do ‘przed wdrożenia ISO’. Dodatkowo utworzona została dokumentacja procesowa – procedury czy instrukcje, które zamiast pomagać przeszkadzają w zarządzaniu Organizacją.
Na źle zdefiniowanych procesach, nie da się zbudować Systemu Zarządzania i dokumentacji, który będzie przynosił wieloaspektowe korzyści.
OPTYMALIZACJA PROCESÓW KRAKÓW
Zarządzanie procesowe,
a systemy ISO
Istotne jest, aby spojrzeć na Organizację jako na system naczyń połączonych (procesów), a nie system, w którym procesy funkcjonują od siebie niezależnie. Perspektywa patrzenia powinna być szeroka, wychodząca poza ramy procesów zarządczych, operacyjnych i realizacji produkcji czy usługi. Swoją uwagę powinniśmy również poświęcić analizie zasobów ludzkich, kultury organizacyjnej czy komunikacji – ponieważ wiele problemów pojawia się, w tak zwanych obszarach miękkich i to takie problemy przez swoją delikatną naturę, najtrudniej jest rozwiązać.
Nasza wskazówka? Najpierw zdefiniuj, uporządkuj oraz ustandaryzuj swoje procesy. Następnie na ich podstawie, przygotuj dokumentację dla wybranego Systemu Zarządzania organizacją (np. ISO 9001:2015) oraz cyklicznie ją weryfikuj oraz aktualizuj – wprowadzaj zmiany. Takie podejście do Systemu Zarządzania, zwiększa jego wartość. W pełni odzwierciedla, co w danym momencie jest ważne dla Organizacji oraz z czym utożsamiają się jej pracownicy. Należy pamiętać, że zarządzanie procesowe to nie tylko jakość podejmowanych działań, ale przede wszystkim sposób myślenia oparty na idei ciągłego doskonalenia, który powinien towarzyszyć Organizacjom i ich pracownikom na co dzień.
ZARZĄDZANIE PROCESOWE KRAKÓW
Jakie są pozytywne aspekty
wdrożenia podejścia procesowego w Organizacji?
- spojrzenie na Organizację (nawet niewielką) w sposób globalny,
- standaryzacja każdego procesu, w ustalony początkowo sposób,
- porządek – w zarządzaniu, dokumentach, na stanowiskach pracy,
- jakość wpisana w każdy proces,
- ciągłe doskonalenie, usprawnienia i optymalizacja procesów,
- nie tylko nadążanie, lecz wyprzedzanie zmian wprowadzanych w Organizacji, a także otoczeniu biznesowym,
- niewielkie ryzyko wymykania się procesów spod kontroli – dzięki wdrożeniu sprawnego systemu wskaźników KPI,
- lepsze zrozumienie swojej pracy w działach, a co za tym idzie poprawa komunikacji w zespołach i wzajemne wspieranie się,
- zatrudnianie pracowników ‘pasujących’ do Organizacji zarówno w zakresie kompetencji, jak i kultury,
- unikanie spychologii oraz odkładania rzeczy na później – każde zadanie ma przypisanego właściciela i zostaje rozliczone,
- lepsza komunikacja, ponieważ zdefiniowane zostały kanały komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej,
- tworzenie inicjatyw pracowniczych, zarówno w zakresie doskonalenia procesów w Organizacji ale również wzajemnej integracji oraz Społecznej Odpowiedzialności Biznesu,
- proces zmieniający się w czasie, nadążający za zmianami w Organizacji – nie na odwrót, dostosowywanie procesu w wyniku wprowadzonej zmiany,
- ciągły nadzór nad ryzykiem w procesie, minimalizacja zagrożeń, wykorzystanie szans i mocnych stron.
optymalizacja firma Kraków
Jakie są pozytywne aspekty
wdrożenia podejścia procesowego w Organizacji?
Wszystkie powyższe elementy, które są tylko przykładem pozytywnych aspektów wdrożenia zarządzania procesowego. Wpływają one znacząco na poprawę efektywności Organizacji, osiąganie lepszych wyników finansowych oraz redukcję kosztów, które dotychczas były zbędnie generowane. Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą dotyczącą zarządzania procesowego oraz skorzystania z usług BBQuality, w tym zakresie.
Usługi jakie oferujemy Państwu w zakresie zarzadzania procesowego, znajdą Państwo w kolejnych zakładkach. Serdecznie zapraszamy do kontaktu i współpracy.
Usługi powiązane:
