Audyt wewnętrzny vs. audyt zewnętrzny – kluczowe różnice i korzyści

Audyt to narzędzie, które pomaga organizacjom weryfikować zgodność z przyjętymi standardami, procedurami czy normami. W kontekście systemów zarządzania jakością wyróżniamy dwa główne rodzaje audytów: wewnętrzny i zewnętrzny. Pomimo zbliżonej metodologii, różnią się zakresem, celem oraz sposobem przeprowadzania. W tym artykule pokażę, jak wygląda każdy z nich, co daje firmie i kiedy warto się na niego zdecydować.

---

Czym jest audyt wewnętrzny?

Definicja i cel
Audyt wewnętrzny przeprowadza się wewnątrz organizacji, zwykle przed audytem zewnętrznym lub w ramach ciągłego doskonalenia. Pełnomocnik ds. systemów zarządzania koordynuje cały proces, ale audytorzy wewnętrzni często pochodzą z różnych działów, by zapewnić niezależne spojrzenie. Głównym celem jest sprawdzenie, czy wdrożone procedury i procesy działają zgodnie z założeniami i wymogami normy (np. ISO 9001).

Zalety audytu wewnętrznego

• Wczesne wykrycie niezgodności i błędów,
• Lepsze zrozumienie procesów przez pracowników,
• Kształtowanie kultury ciągłego doskonalenia,
• Możliwość reagowania „na bieżąco” i szybkie wprowadzanie ulepszeń.

---

Kto odpowiada za audyt wewnętrzny?

Rola pełnomocnika ds. systemów
Pełnomocnik planuje audyt wewnętrzny, ustala zakres, dobiera zespół i dba o to, by audytorzy byli niezależni od obszaru, który sprawdzają. Ta rola ma ogromne znaczenie, ponieważ zapewnia spójność w organizacji oraz odpowiednią komunikację wyników.

Zespół audytorski
W małych firmach audyt wykonuje jedna lub dwie osoby. W większych przedsiębiorstwach powstaje dedykowany zespół. Ważne jest, aby audytor nie sprawdzał działu, w którym bezpośrednio pracuje, co redukuje konflikt interesów i zapewnia obiektywność.

---

Przebieg audytu wewnętrznego

1. Planowanie
   Ustalasz, które obszary objąć audytem. Zaznaczasz, jakie procesy lub procedury poddasz weryfikacji i jaki czas będzie potrzebny.
2. Listy kontrolne
   Przed audytem warto opracować listy pytań lub listy kontrolne, które pomogą audytorom sprawnie przeprowadzić rozmowy i analizę dokumentacji.
3. Przeprowadzenie audytu
   Audytorzy rozmawiają z pracownikami, przeglądają dokumenty, obserwują procesy. Warto stawiać na otwartość i partnerską atmosferę, aby uzyskać rzetelne informacje.
4. Raport z audytu wewnętrznego
   Po zakończeniu audytu audytorzy sporządzają raport. Zawiera on wykaz niezgodności, obserwacji i rekomendacji. Zespół wdrożeniowy lub właściciele procesów decydują o planie działań korygujących.
5. Działania naprawcze
   Firma przygotowuje plan naprawczy, który określa, jak i do kiedy usunie niezgodności. Następnie nadzoruje jego realizację, aby osiągnąć zgodność z wymogami normy lub procedur wewnętrznych.

---

Czym jest audyt zewnętrzny?

Definicja i cel
Audyt zewnętrzny (np. certyfikujący) przeprowadza niezależna jednostka zewnętrzna, która weryfikuje zgodność systemu zarządzania z wymogami określonej normy (np. ISO 9001, ISO 14001). Celem jest potwierdzenie, że firma spełnia wszystkie kluczowe wymagania i może otrzymać (lub utrzymać) certyfikat.

Rodzaje audytów zewnętrznych

• Certyfikujący – oficjalna ocena prowadząca do wydania certyfikatu,
• Nadzorczy – coroczna kontrola, czy organizacja nadal spełnia wymogi normy,
• Re-certyfikujący – odbywa się zwykle po trzech latach; sprawdza, czy firma może odnowić certyfikat.

---

Jak wygląda proces audytu zewnętrznego?

1. Wybór jednostki certyfikującej
   Firma decyduje, z którym podmiotem będzie współpracować. Warto sprawdzić renomę jednostki i doświadczenie w branży.
2. Analiza wstępna
   Audytor zewnętrzny może poprosić o dostęp do podstawowych dokumentów – polityki jakości, procedur, wyników audytów wewnętrznych. Pozwala mu to lepiej zaplanować wizytę.
3. Audyt wstępny (Stage 1)
   Czasem audytorzy przeprowadzają tzw. audyt wstępny, żeby ocenić, czy firma jest gotowa na główny audyt certyfikujący. Sprawdzają, czy nie ma istotnych braków w dokumentacji.
4. Audyt zasadniczy (Stage 2)
   Audytor przyjeżdża do firmy, rozmawia z pracownikami, przegląda dokumenty i obserwuje procesy. Dokumentuje niezgodności, spostrzeżenia i dobre praktyki. Na koniec podsumowuje wyniki.
5. Raport i decyzja o certyfikacji
   Jeśli firma spełnia wymogi normy, otrzymuje certyfikat. Jeśli pojawiają się poważne niezgodności, organizacja dostaje czas na wdrożenie działań korygujących, a audytor może przyjechać ponownie.

---

Audyt wewnętrzny a audyt zewnętrzny – różnice

Cel

• Audyt wewnętrzny koncentruje się na doskonaleniu i przygotowaniu do audytu zewnętrznego.
• Audyt zewnętrzny ma oficjalnie potwierdzić zgodność z normą i zdecydować o przyznaniu certyfikatu.

Zakres

• Audyt wewnętrzny możesz przeprowadzić w dowolnych obszarach i w wybranych terminach.
• Audyt zewnętrzny zwykle dotyczy całego systemu zarządzania i ma ustalone procedury.

Podejście do niezgodności

• Niezgodności zidentyfikowane wewnętrznie służą do wewnętrznego usprawnienia.
• Niezgodności wykryte w trakcie audytu zewnętrznego musisz usunąć w wyznaczonym terminie, aby nie ryzykować utraty certyfikatu.

---

Dlaczego nie warto rezygnować z audytu wewnętrznego?

Niektórzy przedsiębiorcy traktują audyt zewnętrzny jako jedyne, wymagane „badanie” systemu. To podejście bywa ryzykowne, bo brak audytu wewnętrznego pozbawia firmę szans na wczesne wykrycie problemów. Audytor zewnętrzny może wtedy znaleźć wiele niezgodności, a firma będzie musiała szybko reagować, często pod presją czasu.

Regularny audyt wewnętrzny wzmacnia kulturę jakości, angażuje pracowników i kształtuje proaktywne podejście do problemów. Dzięki niemu zewnętrzna weryfikacja przebiega sprawniej, a organizacja potrafi lepiej spełnić wymagania norm i klientów.

---

Podsumowanie – jak wykorzystać oba audyty do rozwoju firmy?

Zarówno audyt wewnętrzny, jak i audyt zewnętrzny stanowią kluczowe elementy skutecznego systemu zarządzania jakością. Audyt wewnętrzny stawia na rozwój i kształtowanie procesów od środka – to Twoje główne narzędzie do wykrywania błędów i natychmiastowej reakcji. Audyt zewnętrzny daje natomiast obiektywne potwierdzenie, że firma spełnia wymagania normy i zasługuje na certyfikat.

Wspólne i komplementarne działanie obu audytów gwarantuje stabilność procesów i ciągłe doskonalenie. Firmy, które regularnie przeprowadzają audyty wewnętrzne i wyciągają z nich wnioski, zyskują większą wiarygodność w oczach klientów i partnerów biznesowych. To realna przewaga konkurencyjna w coraz bardziej wymagającym otoczeniu rynkowym.

FAQ

Zobacz także:

• 1.Szkolenia
• 2.Diagram Ishikawy: Narzędzie po analizie przyczynowo-skutkowej
• 3.Raport 8D: Metoda na rozwiązywanie problemów
• 4.Metody doskonalenia Systemów Zarządzania
• 5.Bezpieczeństwie informacji: Od definicji do praktycznych zastosowań
• 6.Kaizen
• 7.Audyt luk procesowych w obszarach produkcyjno-biznesowych
• 8.Mapowanie ryzyka: Identyfikacja, ocena i zarządzanie ryzykiem
• 9.Pełnomocnik oraz Audytor Wewnętrzny AS 9100
• 10.Kaizen Lean: Ciągłe doskonalenie w praktyce biznesowej
• 11.ISO 9001: od zrozumienia do certyfikacji
• 12.Metoda 5S: Zasady, wdrożenia i korzyści
• 13.Szkolenia ISO 45001: od podstaw do certyfikacji
• 14.Wdrożenie ISO: Od planowania do certyfikacji
• 15.Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością: zakres obowiązków i kluczowe aspekty funkcji
• 16.Podstawowe narzędzia Lean Manufacturing
• 17.Pełnomocnik oraz Audytor Wewnętrzny AS 9100
• 18.Business Process Management: Czyli zarządzanie procesami biznesowymi
• 19.Rozwiązanie problemów: Przewodnik po skutecznych metodach i strategiach
• 20.Systemy Zarządzania
• 21.Zarządzanie procesami
• 22.Mapowanie procesu produkcji
• 23.Mapa procesu: Przewodnik po mapowaniu procesów biznesowych
• 24.Jak zostać inżynierem: Kompleksowy przewodnik krok po kroku
• 25.Diagram przepływów: Kompleksowy przewodnik po tworzeniu i zrozumieniu
• 26.Wszechstronne spojrzenie na normę IATF 16949: od historii do procesu certyfikacji
• 27.Certyfikat ISO: Korzyści i proces wdrożenia
• 28.Pełnomocnik oraz Audytor wewnętrzny ISO 9001:2015
• 29.Outsourcing Pełnomocnika ds. Systemów Zarządzania
• 30.Projektowanie i modelowanie procesów
• 31.Macierz ryzyka: Narzędzie do efektywnego zarządzania
• 32.Leadership Czyli Przywództwo: Definicje, cechy i style efektywnego lidera
• 33.Wskaźniki KPI: Klucz do efektywności i osiągania celów firmy
• 34.Zarządzanie procesowe
• 35.Wymagania normy EN 1090 / Zakładowa Kontrola Produkcji
• 36.Cykl PDCA (Plan-Do-Check-Act): Klucz do ciągłego doskonalenia w praktyce
• 37.Rozwiązywanie problemów w Systemach Zarządzania
• 38.Polityka Jakości: od teorii do praktyki
• 39.Kompleksowy przewodnik po bezpieczeństwie informacji: kluczowe elementy w ochronie firm
• 40.ISO 31000: Klucz do skutecznego zarządzania ryzykiem
• 41.Mocne strony: Jak je zidentyfikować, rozwijać i skutecznie prezentować
• 42.Kultura organizacyjna: Definicja, znaczenie i wpływ na rozwój firmy
• 43.Model SMART: Kompleksowy przewodnik po skutecznym wyznaczaniu celów
• 44.Lean thinking: Podejście do optymalizacji procesów
• 45.Wdrażanie Lean Manufacturing w Przedsiębiorstwach Produkcyjnych
• 46.Standaryzacja: Klucz do optymalizacji i doskonalenia procesów w przedsiębiorstwie
• 47.Jak obliczyć produktywność: Czyli do pomiaru i zwiększania wydajności pracy
• 48.Metoda SMART: Kompleksowy przewodnik po skutecznym wyznaczaniu celów
• 49.ISO 13485:2016 – System Zarządzania Jakością w wyrobach medycznych
• 50.Planowanie dnia pracy: Przewodnik do efektywnej organizacji czasu
• 51.Szkolenie z systemu zarządzania jakością – wzmocnij rozwój i bezpieczeństwo Twojej firmy
• 52.Zarządzanie czasem: Klucz do efektywności i równowagi w życiu
• 53.Narzędzia zarządzania jakością: od klasycznych metod do nowoczesnych rozwiązań